İLETİŞİM SÜRECİNİN TEMEL ÖĞELERİ

İLETİŞİM SÜRECİNİN TEMEL ÖĞELERİ

İletişim sürecinin temel öğeleri kaynak, ileti, kanal, kodlayıcı, kodaçan ve alıcıdır.

• Kaynak ve Kodlayıcı

Kaynak,değişik biyo-psikolojik ve bilişsel süreçlerde ürettiği iletileri simgeler aracılığı ile gönderen kişi ya da kişilere denir.(ZILLIOĞLU,2000;30). Genelde gazete, kitap,radyo, televizyon, gibi kitle iletişim araçlarından da “kaynak”gibi söz edilirse de, bunlarda asıl kaynak iletileri seçen, hazırlayan kişi ve gruplardır. Kısaca kaynak, konuşan, yazan, çizen, yüz ve beden hareketleri yapan bir birey ya da gazete, radyo,v televizyon, resmi\özel kuruluşu vb. örgütler olabilir. Kaynak olmaksızın iletinin gönderilmesi mümkün değildir. Her iki öğenin birlikte işlemesi halinde yüzyüze iletişimde ayrıca kodlayıcı öğesine gereksinim duyulmaz.

İletilerin iletişim araçları ile gönderilmesi durumunda kodlanması gereklidir. Kodlanma sinyaller veya semboller yardımıyla yapılır. Kodlamada her simge veya sinyal farklı bir bilgiyi ifade eder. Kaynak, iletmek istediği fikrini dil,resim veya resim gibi simgelerinden birini seçerek gerçekleştirebilir. Örneğin kaynak olarak kişi, grup, kurum, ya da örgüt iletmek istediği mesajı sözcüklerle, hareketlerle, seslerle, mimiklerle, raporlar gibi simgelerle iletirler.

• İleti

Kaynaktan uyarıcıya gönderilen uyarı ya da bir düşüncedir. Sözsel, görsel, tensel, görsel-işitsel vb. olabilir. İletinin iyi anlaşılabilmesi, kaynağın özelliğine bağlıdır. Kaynak, iletinin alıcılar tarafından iyi ve doğru anlaşılması için kullanacağı dille veya diğer simgelere özen göstermesi gerekir. Aksi taktirde, ileti algılansa bile asıl amaç anlaşılmamışsa normal bir iletişimden söz edilemez. Bilgi veya düşünceler hiçbir yoruma yol açmayacak şekilde sistematik şekilde aktarılması gerekir.

• Kanal(Oluk)

Kanal ,iletinin gönderilmesinde kullanılan araçtır. Yani kaynak ile ileti alma durumunda bulunan kişiyi birleştiren bir bağdır. İletinin gönderilmesinde kullanılan iletişim araçları aynı zamanda kanal işlevi görür. Örneğin televizyon, radyo, gazete vb. kitle iletişim araçları iletileri gönderen alan yada yayan fizik yada teknik araçlardır.

İletişimde kanal; işitme, görme, dokunma, koklama, tat almayla ilgili duyu organlarını uyarabilecek aracılar olabileceği gibi ışık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları, sinir sistemi gibi ileti taşıyan fizik aracıları da olabilir. İletişimin gerçekleşmesinde ve etkili olabilmesinde hedef olan kişilerin çokluğu\azlığı, okur-yazar olup olmamaları, iştsel-görsel kanallarından hangisinin kullanılacağı gibi özellikler kullanılan kanalı ve aracı belirler.

İşletmede iletim, yazılar,planlar, programlar aracılığı ile olur.

• Kod açıcı-Alıcı

İletinin iletilmek istendiği kişi ya da gruplardır. Alıcı, kaynaktan gelen iletileri alan ve bunlara sözlü, sözsüz tepkide bulunur. Alıcı durumunda bulunan kişinin iletiyi çözmesi ve alıcıya kaynak tarafından aktarılmak istenen bilgiye yakın bir anlam vermesi başarılı bir iletişimle mümkün olabilir.

İşletme yönetiminde ise alıcının gönderilen raporları, bilgileri, yazıları, planları ve programları algılayabilmesi bu bilgileri anlayıp analiz edebilmesi ve anlam vermesi iletinin alıcıya ulaşması ile mümkün olur.

• Algılama ve Değerlendirme(Filtre)

Algılama bilgiyi, mesajı yorumlamada kullanılan zihinsel ve duyumsal bir süreçtir. Algı ise duyu organlarından beynimize ulaşan verilerin örgütlenmesi yorumlanması ve anlamlandırma sürecidir. Duyu organlarımıza ulaşan veriler, algılama olmaksızın tek başlarına bir şey ifade etmezler. Bunların bir anlam ifade edebilmeleri için verilerin algılanması gerekir. Bize ulaşan duyumlara algılama sonucu tepki gösteririz.

Hiebert, alıcıların mesajın kodunu çözmede çeşitli fitlerlerin etkisi altında kaldıklarını belirtmektedir. Eğer gönderici ve alıcı sembollere aynı anlamı vermiyorsa, iletişim süreci kusurlu olacaktır. Algılama “ bir şeyin farkına varma ve farkına varılan şeye bilgi sistemimiz içinde bir yer bularak yakıştırma ve söz konusu olguyu nitel ve nicel olarak yargılayıp değerleme süreci” şeklinde tanımlanır. Algılama, bir olay ve bir nesnenin varlığı üzerinde duyular yoluyla bilgi edinmedir. Algılama süreci kişi çevresindeki uyarıcılara anlam verir. Algılama insanların çevrelerinden bilgi alma ve onları yorumlama sürecidir. Ve algılamayı etkileyen faktörleri dışsal ve içsel faktörler olmak üzere iki kısma ayrılır.

Algılamada dışsal faktörler;

• Uyarıcılar arasındaki nispi farklılıklar,
• Uyarıcının yoğunluğu ve hareketliliği
• Tekrarlama, yenilik ve benzerlik,
• Bulunan ortama göre cismin, uyarıcının farklı olması
• Statü ve genel görünüş

Algılamada içsel faktörler:

• Algılayanın kişiliği
• İhtiyaçlar, bireysel motivasyon ve amaçlar,

• Geri Bildirim(feedback)

İletişim sürecinin son unsuru, geri bildirimdir. İletişim, döngüsel bir süreçtir. Bir mesaj göndericiden alıcıya, sonra tekrar göndericiye geri bildirim yoluyla iletilir.

Geri bildirim, dinleyicinin mesajı sözlü, veya sözsüz yorumlama tarzını gösterir. Geri bildirimde göndericive alıcı mesajı birbirine devamlı iletirler. Geri bildirim, bedenin mesajı nasıl yorumladığını gösterir. Geri besleme, kısaca alıcının tepkisinin göndericiye aktarımıdır.ve mesajı alanın sorumluluğundadır. Geri besleme, iki yönlü bir uyarıcının ortaya çıkmasının zorunlu bir unsurudur.

Etkin iletişim, pozitif geri bildirim sayesinde kurulabilir. Pozitif bir geri iletişim sürecinde şu anlama gelir.

1. Mesaj alınmıştır.
2. Mesaj algılanabilmiştir
3. Mesaj doğru bir biçimde yorumlanmıştır.
4. Alıcı gelecek adım(geri bildirim) için hazırdır.

Geri bildirimde mesaj alındıktan sonra kodu çözülür. Ve mesaja uygun bir tepkide bulunulur. Hedef, onu tekrar kodlayarak uygun bir kanalla mesajı kaynağa tekrar gönderir. Gönderilen mesajın tekrar kodlanarak, geri bildirimde bulunması durumunda, ilk gönderici bu kez hedef olur.bu döngüsel sürece kısaca, geri bildirim denir.

Geri bildiriminin etkinliğini arttıran bazı faktörler şunlardır:

1. Etkin bir geri bildirim, gönderici ve alıcı arasında doğru bilgi temelinde gerçekleşmelidir.
2. Geri bildirim, genel olmaktan çok özel, açık ve son örneklerle ilgili olmalıdır.
3. Geri bildirim, alıcıya aldığı mesajı değerlendirecek kadar zaman tanımalıdır.
4. Geri bildirim, alıcının onu anlatıp anlamadığını ölçmelidir.
5. Geri bildirim, alıcının özel bir zamanına denk düşmemelidir.

Geri bildirimin olmadığı bir iletişim “tek yönlü iletişimdir” Geribildirim olduğu iletişim ise, çift yönlü iletişimdir. Geri bildirim bir tür kontrol mekanizmasıdır. Ve iletişim sürecini etkinleştirir.

Etkin bir geribildirim:

1. Kaynağa yardımcı olmayı amaçlar.
2. Mesajın tam bir karşılığıdır.
3. Zamanlaması tamdır.
4. Kaynağın amacına ulaşmasını sağlayacak kadar açık ve seçiktir.
5. Yapıcıdır ve davranış üzerinde durur.

Etkin olmayan geribildirim:

1. Mesajın anlamını özel olarak içermez ve geneldir.
2. Mesajın anlamıyla doğrudan ilgisi yoktur.
3. Zamanlama itibariyle hatalıdır.
4. Kişi ve kişiliği vurgular.
5. Anlaşılmayacak kadar karmaşıktır.
6. Spekülasyonlara dayalıdır, veri ve bilgi içermez, yorum ağırlıklıdır.

İletişim etkinliğinin arttırılması şüphesiz geri beslemenin varlığına bağlıdır. Geri besleme etkin iletişime şu katkıları sağlar:

1. İletişim sürecinin etkinliğini arttırır.
2. İletişim sürecinin çalışmasını ve düzenli olmasını sağlayan bir çeşit oto kontrol mekanizması rolü oynar.
3. Önemli bir motivasyon ve ödül aracıdır,
4. Takım çalışmasını sağlamanın ilk şartıdır.
5. Davranışları pekiştirme aracıdır.
6. Verimliliğin artmasına yardımcı olur.
7. Fiilen elde edilen sonuçlar ile iletişimin hedeflediği sonuçların aynı olup olmadığını kontrol etmeye yarar.

İki tür geribildirimde bulunur:

1. Negatif geri bildirim: Negatif geri bildirim kaynağın mesajına hedefin olumsuz yanıtıdır. Hedef kaynağa verdiği mesajı algıladığını, ancak ona karşılığının olumsuz olacağını bildirmesi durumunda negatif geri bildirim söz konusudur.
2. Pozitif geri bildirim: Pozitif geri bildirim, kaynağın mesajına, hedefin olumlu karşılığıdır. Pozitif geri bildirim kaynak ile hedefin mesaja aynı anlamı vermeleri durumunda ortaya çıkar.

• Çevre ve gürültü

Çevre iletişim sürecini etkileyen bütün koşulları içerir. Çevre koşulları, iletişimi bozma özelliği taşıması nedeniyle önemlidir. İletişimi bozan en önemli çevre koşulu gürültüdür. İletişim sürecinde ortaya çıkan her tür engelleyici duruma, gürültü denir.gürültü mesajın algılanmasını engelleyen, onu bozan, yanıltan ve diğer mesajlarla karıştıran faktörlerdir. Gürültü, mesajın algılanmasını zorlaştırır. Biriyle konuşurken, radyonun çalışması bir gürültü örneğidir. Gürültü mesajın anlamlanmasını zorlaştıran veya azaltan faktörlerdir.gürültü dahili bir faktör( alıcının dikkatini yoğunlaştıramaması) olabileceği gibi, dışsal bir faktörde olabilir. Gürültü iletişim sürecinin herhangi bir aşamasında ortaya çıkabilir. Gürültü açık bir dış engeldir.

Konuşmacı iletişimin etkinliğini arttırmak için, konuşmalarını tane tane yapmalıdır. Aksi durumda konuşmanın etkinliği önemli ölçüde azalır, kitle iletişim genelde karşılıklı olmadığı için uzaktan yapılması mekanik ve elektronik iletişim araçlarının kullanılması nedeniyle yüz yüze iletişimin daha fazla görüntünün etkisinde kalır. Üç tür gürültü vardır. Bunlardan ilki kanal gürültüsüdür. Kanal gürültüsü statik iletim mikrofon kusurları ve sayfa lekeleri gibi mesajın iletildiği kanallardan kaynaklanan gürültüdür. Çevresel gürültü ise, birinin bağırması konuşmayı veya okumayı kesecek bir davranışta bulunması, kapı zili ve diğer birçok dış koşullardan kaynaklanan gürültülerdir. Seramik gürültü ise, sözcüklerin yarım telaffuz edilmesinden kaynaklanan gürültüdür.Gürültü haberin doğruluğunu veya güvenilirliğini azaltan herhangi bir faktördür. Sistem üzerinde bir şemsiye gibi durur ve diğer tüm unsurların içinde bulunur. Bir kaynak, bir mesajı anlamak ve iletmekten yoksun ise, gürültü yaratır. Anlam, yeterli sembollerle temsil edilmiyorsa,kodlama sürecinde gürültü meydana gelir. Gürültü yukarıdaki sayılanların dışında: fiziksel gürültü,nöro-fizyolojik gürültü ve fizyolojik gürültü olarak üçe ayrılabilir.

Fiziksel gürültü: dış dünyadan gelen ve iletişimi engelleyen insandan veya çeşitli araçlardan, somut nesnelerden kaynaklanan gürültüdür. Gürültü; mesaj alımını engeller. Fiziksel gürültü genellikle mesaja ciddi bir zarar vermez.çünkü onun varlığının farkındayızdır.evimizde,odamızda, büromuzda sese karşı bazı tedbirler alırız.fakat bazı durumlarda gürültü kültürel olabilir.bu durumda, gönderici ve alıcı arasında bir gürültü, yeni bir iletişimsizlik başlar ve bu nedenle hem gönderici hem de alıcı olan şeyin farkına varmaz.kültürel gürültü,dildeki ve gelenekteki farklılıklardan kaynaklanabilir.Nöro-Fizyolojik Gürültü: Nöro-fizyolojik gürültü, çeşitli biyolojik rahatsızlıklardan kaynaklanabilir.kişinin kulaklarının ağır işlemesi nedeniyle ortaya çıkan gürültü, nöro-fizyolojik gürültüdür. Burada, gürültünün etkisinde kalan hedef durumdaki dinleyicidir.diğer bir gürültü biçimi de psikolojik gürültüdür. psikolojik gürültü, ön yargılı birinin mesajı doğru algılamamasından kaynaklanan gürültü olabileceği gibi,dikkat dağınıklığından kaynaklanan bir gürültü biçimi de olabilir.